Den norske Helsingforskomité driver menneskerettighetsprosjekter med partnere i mange land, finansiert gjennom tilskudd som krever søknader, kontrakter og rapportering. Tidligere levde prosjektarbeidet i filmapper, maler og spredte kanaler. I dag er søknader, kontrakter, rapportering og prosjektkommunikasjon samlet i én sikker løsning med selvbetjeningsportal for partnerne. Effekten er mindre administrasjon for hver saksbehandler, tryggere samarbeid med partnerne og bedre dokumentasjon overfor giverne. Generalsekretær Berit Nising Lindeman beskriver mindre leting, enhetlig saksbehandling og sporbare beslutninger, og er åpen om at en ny arbeidsmåte tar tid å innarbeide.
Utgangspunktet: maler, filmapper og spredte kanaler
Helsingforskomiteens prosjekter innebærer utstrakt kommunikasjon med partnere. Før løsningen kom på plass ble arbeidet styrt av en prosjekthåndbok og maler, med dokumenter i elektroniske filmapper per prosjektnummer og dialog i mange ulike kanaler.
Sikker kommunikasjon er svært viktig for organisasjonen, understreker Lindeman, og det kravet formet løsningen fra starten.
Hverdagen nå: ett sted, mindre leting
Den største forskjellen, ifølge Lindeman, er at prosjektkommunikasjonen er samlet på ett sted, sammen med vurderingene som er gjort og avgjørelsene som er tatt.
"Det betyr mindre leting og uniform saksbehandling. Totalt sett tar prosjektarbeidet mindre tid for hver saksbehandler. Sikre påloggingsprosedyrer og effektiv tilgangsstyring tar vare på sikkerheten i kommunikasjon og øvrig innhold."
Berit Nising Lindeman, generalsekretær i Den norske Helsingforskomité
Overleveringer er blitt enklere og arbeidet mindre personavhengig: når en saksbehandler går ut i permisjon eller slutter, ligger hele historikken klar for den som tar over. Lindeman er også åpen om selve overgangen: "Det har tatt litt tid for alle å bli vant med den nye måten å jobbe på, og vi oppdaget en del utfordringer underveis, som behov vi ikke hadde tenkt på, og løsninger som ikke var helt optimale i praktisk bruk. Vi har god dialog med Cartagena om disse spørsmålene."
Partnerne: utlysninger, frister og dokumenter på ett sted
Partnerne bruker en selvbetjeningsportal der de finner utlysninger, søknadsfrister, rapporteringskrav og alle viktige dokumenter. "Viktigst av alt er at dokumentene oppbevares på sikkert sted, og at kommunikasjonen er trygg," sier Lindeman. Noen partnere har syntes overgangen var krevende og har fortsatt lite praktisk erfaring, påpeker hun: "Dette tror vi går seg til."
Sporbarhet som bygger tillit hos donorene
Tilskuddsfinansierte prosjekter rapporteres tilbake til donorene, og en sporbar beslutningshistorikk over hvem som vurderte og godkjente hva er en del av den ansvarligheten. "Å ha fullt tilgjengelig papirspor er viktig både for vår egen oversikt og for våre donorer, ikke bare for den faktiske tilgjengeligheten, men også for tilliten til oss som seriøs prosjektadministrator," sier Lindeman.
"Cartagenas utviklere tok seg veldig god tid til å sette seg inn i vår arbeidsmåte og våre behov, og allerede fra første utkastet opplevde vi at dette ble implementert i portalen. Det var en lang prosess å utvikle portalen, og det har vært god oppfølging i implementeringens første fase."
Berit Nising Lindeman om samarbeidet med Cartagena
Kort om løsningen
Løsningen er bygget på Microsoft Dynamics 365, med en sikker selvbetjeningsportal for partnerne på toppen. Søknader, kontrakter, rapportering, vurderinger og beslutninger ligger i én strukturert modell med sikker pålogging og tilgangsstyring.
Ofte stilte spørsmål
Hvilken teknologi er løsningen bygget på?
Løsningen er bygget på Microsoft Dynamics 365, med en sikker selvbetjeningsportal for partnerne og tilgangsstyring på alle nivåer. Av hensyn til sikkerheten beskriver vi ikke påloggings- og sikkerhetsmekanismene i detalj offentlig.
Hvordan foregikk innføringen?
Løsningen ble levert som et avgrenset proof-of-concept først, og deretter i full bredde. En ny arbeidsmåte tar tid å innarbeide, både internt og hos partnerne, og Helsingforskomiteen har god dialog med Cartagena om behovene som har oppstått underveis.
Hva bruker partnerne selvbetjeningsportalen til?
Partnerne finner utlysninger, søknadsfrister, rapporteringskrav og alle viktige dokumenter på ett sted, og har en sikker kanal for dialogen med Helsingforskomiteen. Dokumentene oppbevares på et sikkert sted gjennom hele prosjektløpet.
Passer en tilsvarende løsning for andre organisasjoner?
Mønsteret passer for ideelle organisasjoner, stiftelser og andre som forvalter tilskudd eller prosjektmidler med søknader, kontrakter og rapportering mot givere og partnere. Omfanget avhenger av prosessene, sikkerhetskravene og systemene organisasjonen har fra før.
Kilder
- Sitatene er fra Berit Nising Lindeman, generalsekretær i Den norske Helsingforskomité, gitt skriftlig til Cartagena i august 2026 og godkjent før publisering.
- Den norske Helsingforskomité: nhc.no
Se hvordan dere kan samle søknader, partnerdialog og rapportering i én sikker portal. I en times kartleggingssamtale går vi gjennom flyten deres fra utlysning til rapportering, og viser hvordan en tilsvarende løsning vil se ut for deres organisasjon.